O Registro de Óbito e sua retificação em virtude do COVID-19

COMO REALIZAR O ASSENTO DE ÓBITO EM TEMPOS DE COVID-19

Após a realização da primeira Live da ArpenSP, no último dia 30/04, e diante da relevância do assunto, bem como pelo fato de que o vídeo sobre o evento permaneceu apenas 24h no ar na rede social do @instagram, as participantes do evento, por meio deste artigo, têm a intenção de compartilhar e de transformar em permanente o conteúdo do que foi discutido naquele momento, visando ao auxílio de todos os Colegas do RCPN.

Como foi ali abordado, vivemos em tempos de exceção e, por conta disso, temos que endereçar o assunto sob este prisma emergencial de pandemia. Em razão disso, a primeira observação importante refere-se ao modo como o Oficial de RCPN deve lavrar o assento de óbito, uma vez que muitas declarações estão sendo emitidas com causas indeterminadas, ou como “SUSPEITA DE COVID-19” etc.

A este respeito importante analisar o que dispõe a legislação registral. Neste sentido, o artigo 80 da Lei n.º 6.015/1973 (“LRP”), em seu inciso 8º, determina o seguinte a respeito da causa mortis que devemos reportar, dentre outras coisas, “se a morte foi natural ou violenta e a causa conhecida, com o nome dos atestantes.”

Por outro lado, as Normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de São Paulo – CGJSP, em seu Tomo II, Cap. XVII, item 96, determina que o assento será lavrado em vista do atestado de óbito (D.O.), “se houver no lugar, ou em caso contrário, de 2 (duas) pessoas qualificadas que tiverem presenciado ou verificado a morte.” Além disso, o art. 79 da LRP estabelece a ordem sucessiva dos obrigados a declarar o óbito.[1]

Apesar da ordem estabelecida na lei e pelas próprias normas paulistanas, o subitem 98.3. do Cap. XVII dispensa a observância da ordem sucessiva, caso seja apresentado o respectivo atestado médico (D.O.). Nesta hipótese, qualquer apresentante estará legitimado a efetuar a declaração.

Todavia, como observamos anteriormente, vivemos uma situação de exceção em que outras normativas foram expedidas, tendo em vista justamente o momento de grande risco e emergência em que estamos inseridos. Conforme determinado pelo art. 1º do Decreto Estadual n.º 64.880/2020[2] e pela Resolução da Secretaria da Saúde n.º 32/2020, a obrigação de realização de testes, autópsias, necropsias e de verificação da causa da morte poderá ser dispensada, por conta dos inúmeros riscos de contágio envolvidos. Assim, como já vem acontecendo, muitas declarações de óbito nos são apresentadas com causa da morte indefinida, com os dizeres “aguarda exames”, “suspeita de COVID-19” e similares.

Mesmo diante da ausência de causa mortis ou em caso de indefinição, pelo que expusemos acima, nossa opinião é a de que devemos reportar no assento de óbito, ipsis literis, o que foi declarado pelo médico na D.O., inclusive a dúvida quanto a ser ou não a morte decorrente do COVID-19. Vale dizer, devemos repetir exatamente o que constar no atestado assinado pelo médico, sob pena de podermos ser responsabilizados civilmente pela não inclusão de alguma informação relevante.

Como haverá muitos óbitos com causas inconsistentes, é muito provável que, quando houver interesse das partes, ocorra o pedido de retificação destes óbitos e sobre isso que pretendemos discorrer neste breve artigo.[3]

TEMPOS DE EXCEÇÃO E O PORTAL DA TRANSPARÊNCIA

Não existem dúvidas quanto à necessidade de regras excepcionais para reger esse momento. Regras especiais para momentos especiais. Muito do que é feito agora pode ser aproveitado em um momento futuro, mas algumas exceções devem ser aplicadas apenas em momentos de excepcionalidade.

O Conselho Nacional de Justiça editou diversos provimentos para regulamentar a prestação do serviço extrajudicial durante a pandemia do COVID-19. Como destaque, temos a publicação do Provimento n.º 93, que possibilitou aos Registradores Civis das Pessoas Naturais receberem as Declarações de Nascimento, e as Declarações de Óbito (D.O., que é o objeto deste artigo) por correio eletrônico, diretamente dos estabelecimentos de saúde.

É cediço que, regularmente, não se admite a recepção e a expedição de documentos importantes via email, pois dizem os especialistas não haver, nesse meio, a segurança necessária para o tráfego de informações. Ocorre que, em tempos de exceção, foi admitida, pelo Conselho Nacional de Justiça, a recepção dos documentos desta maneira para se evitar a circulação de pessoas e permitir a continuidade da prestação de serviços essenciais.

Por meio do endereço de email da Serventia Extrajudicial, os estabelecimentos de saúde poderão encaminhar a D.O., devidamente assinada pelo Declarante, podendo inclusive anexar os demais documentos necessários ao preenchimento das informações determinadas pelo art.80 da LRP.[4]

Além disso, referido Provimento estabeleceu o prazo de 15 (quinze) dias da decretação do fim da Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN), estabelecida pela Portaria n.º 188/GM/MS, de 4 de fevereiro de 2020, para o Declarante comparecer ao Cartório e exarar a sua assinatura no termo, onde ficará consignado o motivo de força maior deste procedimento extraordinário.

Foi uma solução para um período pandêmico, principalmente para as cidades de pequeno porte, onde não há convênio com o Serviço Funerário. Nas grandes cidades, esses convênios estão em pleno funcionamento, mesmo durante esse período, restando pouca aplicabilidade fática ao referido dispositivo.

Desta forma, a população consegue ter seus direitos assegurados, pois as Serventias continuam funcionando, seja em sistema de plantão presencial, virtual, ou até mesmo com o seu funcionamento em horário regular.

Do mesmo modo em que continuamos prestando serviços essenciais, os registradores civis continuam alimentando sua base de dados, a Central de Informações do Registro Civil (CRC). E com base nestes dados, o Portal da Transparência é alimentado e tornou-se fonte de pesquisa de inúmeros profissionais e cidadãos.[5]

Os dados ali contidos refletem as causas mortis relatadas pelos profissionais de saúde, tal como constam das D.O., que, por sua vez, embasam o registro.

Hoje, esta plataforma é uma importante fonte de informações, inclusive para o Ministério da Saúde, que pode se apoiar nos dados ali constantes para definir a melhor política a ser adotada em ações de combate ao Coronavírus.

É o Registrador Civil brasileiro colaborando ativamente com toda a sociedade para atravessarmos essa fase da melhor maneira possível.

COMO REALIZAR O PROCEDIMENTO DE RETIFICAÇÃO DOS ASSENTOS DE ÓBITO, EM CASOS DE COVID-19

A primeira análise importante a ser feita refere-se à legitimação para solicitar a retificação no âmbito extrajudicial. Vale dizer, quem é o interessado mencionado no art. 110 da LRP e legitimado para requerer a retificação de atos e, no caso específico do óbito, em âmbito administrativo perante o RCPN?

O art. 110 da LRP fala em interessado no registro. Assim, para a retificação administrativa, o interessado é aquele que tem interesse no registro, ou seja, o próprio registrado (impossível na retificação de óbito), parentes em linha reta e o próprio Oficial (de ofício) e o terceiro, desde que seja possível a retificação de ofício.

Contudo, no caso da retificação de óbito para incluir ou excluir como causa mortis o COVID-19, entendemos que os legitimados ou interessados seriam os mesmos que possuem a obrigação de declarar no óbito, na ordem sucessiva estabelecida no art. 79 da LRP. Assim, na falta do parente mais próximo, o parente mais remoto pode requerer a retificação do óbito.

No caso do responsável pelo hospital, ele não é parente do falecido e, embora legitimado para declarar o óbito, não o é para requerer a retificação, com exceção da hipótese em que cabível a retificação de Ofício (erros da própria Serventia, erro na transposição de dados).

Uma questão de ordem prática importante relaciona-se à legitimidade da Seguradora para solicitar a retificação em âmbito extrajudicial. Como já exposto anteriormente, a Seguradora não está elencada no rol de pessoas aptas a declarar o respectivo óbito e, portanto, não faz parte do rol de legitimados a solicitar a retificação do óbito em âmbito extrajudicial. Entendemos que pode haver, por parte da Seguradora, um interesse jurídico na alteração da causa da morte do óbito, como por exemplo, fazer constar a causa COVID-19 para que o pagamento do prêmio se torne excluído, pois muitas apólices preveem a pandemia como causa de exclusão. Todavia, esta retificação, quando muito, poderá ser solicitada judicialmente (art. 109 da LRP), pois envolve interesse de terceiros, cabendo ao bom crivo do Juiz analisar o seu deferimento ou não, ou seja, o interesse jurídico neste caso depende de dilação probatória.

Ressaltamos que a Seguradora só teria legitimidade, como terceira, se o erro pudesse ser retificado de ofício pelo Oficial, como por exemplo, na D.O. consta escrito COVID-19 e na transposição, por erro, o Oficial colocou suspeita de COVID-19.

Importante, também, observar que o requerente da retificação não precisa, necessariamente, ser o declarante do óbito. Basta que seja alguém com legitimidade.

Superada a questão da legitimidade, analisemos os documentos necessários para a retificação.

O Enunciado n.º 69 da ArpenSP diz: “O registro de óbito em que constou a causa da morte como “suspeita de COVID-19”, como “COVID-19” ou em que não constou referência ao COVID-19 poderá ser retificado para excluir ou incluir essa causa da morte, mediante procedimento administrativo requerido por qualquer das pessoas legitimadas a declarar o óbito e apresentação de documento legal e autêntico que consiste no exame laboratorial conclusivo”.[6]

O documento legal e autêntico que embasará a retificação é o exame laboratorial conclusivo. Exame apresentado na forma física, assinado pelo médico, biomédico ou responsável clínico do laboratório, com aposição do número do CRM.

A análise do documento e sua aceitação, ou seja, a qualificação registral, faz parte da independência funcional do Oficial. Se aceitá-lo, procederá à retificação; caso contrário, fará a nota de recusa fundamentada.

A aceitação do exame laboratorial é de responsabilidade do Oficial. Por isso recomendamos a exigência de apresentação do documento apenas em meio físico, a realização da conferência do CRM do médico e que a respectiva assinatura do signatário esteja reconhecida. Agindo assim, o Oficial estará se resguardado de qualquer eventual responsabilidade.

Ressaltamos que não só os exames oriundos das instituições de saúde indicados pela Secretaria da Saúde podem ser aceitos, mas também os provenientes de entidades privadas, desde que observadas as cautelas elencadas acima.

Além do exame, os documentos pessoais de identificação do requerente e a primeira via do registro de óbito são necessários.

Neste procedimento, serão desnecessárias a manifestação do Ministério Público e a intervenção do Juiz Corregedor Permanente.

Após análise do Oficial, e aceitação do exame laboratorial, procede-se à averbação para incluir COVID-19, excluir COVID-19 ou suspeita de COVID-19 como causa mortis.

Não há previsão de gratuidade para essa Retificação. O registro de óbito é gratuito, porém a cobrança dos emolumentos devidos pela retificação está prevista na Lei Estadual n.º 11.331, de 26/12/2002. Se o requerente não tem possibilidade de pagar, poderá se valer da via judicial, onde requererá os benefícios da justiça gratuita.

Observamos que é possível essa retificação por meio de envio pelo e-protocolo da plataforma da CRC. O Oficial que receber o requerimento e o exame laboratorial fará a qualificação registral e, em sendo positiva, enviará o procedimento ao Oficial detentor do registro de óbito que, por conseguinte, fará a respectiva averbação.

Com relação à certidão a ser expedida, entendemos que a retificação deverá ser integralmente transcrita no campo das observações, para que seja dada ampla publicidade ao conteúdo inicial constante da D.O. e também ao resultado posterior em razão do procedimento retificatório.

QUESTÕES PRINCIPAIS REFERENTES À LAVRATURA E PROCEDIMENTO DE RETIFICAÇÃO EM CASOS DE COVID-19?

Como sempre, a realidade é mais criativa que a lei. Temos notícias de diversos casos em que o Oficial de Registro foi informado pelo declarante do óbito, antes da lavratura do termo, sobre a existência de laudo laboratorial conclusivo, embora na D.O. conste a informação “suspeita de COVID-19”. Essa situação certamente será mais frequente nos locais em que exista convênio com as funerárias, já que, em geral, as declarações colhidas pelo Serviço Funerário levam alguns dias para serem enviadas às Serventias.

Surge então a questão: depois que a D.O. nos foi entregue, mas antes da lavratura do assento de óbito, caso as partes interessadas já possuam em mãos o exame conclusivo (positivo ou negativo), o Oficial de Registro Civil pode lavrar o óbito diretamente com referida conclusão ou deve lavrá-lo exatamente com o que consta da D.O. feita pelo médico para, posteriormente, retificá-lo?

Nessa hipótese, caso a parte interessada compareça ao seu Cartório e apresente um documento legal e autêntico, como por exemplo um exame laboratorial conclusivo físico e com firma reconhecida ou advindo de um Hospital credenciado público[7], entendemos, como a melhor solução, a lavratura do registro com inclusão do resultado do exame laboratorial. O contrário implicaria em lavrar um ato para, em seguida, retificá-lo, nos termos do art. 110 da LRP. Por uma questão de economia, bem como baseando-se nos princípios da veracidade registral, que determina que os atos lavrados devem espelhar a autenticidade dos fatos neles contidos, entendemos que a melhor conduta é a lavratura do assento com inclusão da confirmação ou da negativa de COVID-19.

Todavia, importante ressaltar que entendemos, como melhor técnica, a inclusão de todos os elementos constantes da D.O. (por exemplo, aguarda exames, SUSPEITA DE COVID-19) e, em seguida, o resultado do exame apresentado. Trata-se de atitude de cautela, que respeita as informações constantes da D.O., bem assim como resguarda eventual responsabilidade civil do Oficial. Ademais, é possível que, no futuro, as estatísticas de casos suspeitos e confirmados possam ser relevantes, tanto do ponto de vista acadêmico (para a evolução do conhecimento sobre essa e outras patologias), quanto para a implementação de políticas públicas voltadas ao combate de novas doenças.

Na hipótese de erro na lavratura do óbito por parte do Cartório, caso compareça em sua Serventia pessoa não considerada legitimada (no sentido da resposta anterior), o Oficial pode/deve agir de Ofício e retificar o ato ou necessita de um requerimento neste sentido, porque vigoraria o princípio da rogação?

Conforme o disposto no art. 110 da LRP, em seu inciso II, o erro na transposição de elementos constantes em ordens e mandados judiciais, termos ou requerimentos, bem como outros títulos a serem registrados, averbados ou anotados, podem ser, neste caso, realizados por pedido do interessado ou por iniciativa do próprio Oficial (de ofício).

Desta forma, em caso de erro da Serventia, como por exemplo em um erro ao copiar determinado ato, a análise sobre a legitimidade parece-nos descabida pois, uma vez trazida à baila o erro por qualquer pessoa, cabe ao Oficial de Ofício realizar a retificação.

Deve-se verificar apenas se não se trata de informação relevante, cuja retificação não possa ser realizada sem o conhecimento do próprio registrado.

Neste caso, como o erro decorre de falha do Oficial ou de seu escrevente autorizado, não poderá ser exigido o pagamento de emolumentos[8]. Sugere-se, para tanto, que a averbação seja feita diretamente, sem a necessidade de realização de procedimento, realizando-se a averbação de Ofício, onde constará a descrição da prova documental em que se baseia a necessidade de retificação (que no caso, possivelmente, será um documento já previamente arquivado na própria Serventia).

CONCLUSÃO

Todo o conteúdo aqui discutido reflete o pensamento de suas autoras e visa a auxiliar o Oficial de Registro Civil a lidar com questões excepcionais neste momento complexo.

Resta importante frisar que todo Oficial possui independência funcional ao interpretar a lei e analisar o caso concreto. Em nossa opinião, bom senso e a prudência devem pautar ordinariamente a atividade de qualificação registral do Oficial de Registro Civil. No momento atual, tal prudência mostra-se ainda mais relevante e necessária, dada a absoluta excepcionalidade das circunstâncias, bem a como profusão de normas editadas com o intuito de enfrentar os desafios postos. Esperamos que, com esse singelo artigo, possamos contribuir na superação dos desafios atuais relacionados ao óbito em tempos de COVID-19.

[1] Art. 79. São obrigados a fazer declaração de óbitos: 1°) o chefe de família, a respeito de sua mulher, filhos, hóspedes, agregados e fâmulos; 2º) a viúva, a respeito de seu marido, e de cada uma das pessoas indicadas no número antecedente; 3°) o filho, a respeito do pai ou da mãe; o irmão, a respeito dos irmãos e demais pessoas de casa, indicadas no nº 1; o parente mais próximo maior e presente; 4º) o administrador, diretor ou gerente de qualquer estabelecimento público ou particular, a respeito dos que nele faleceram, salvo se estiver presente algum parente em grau acima indicado; 5º) na falta de pessoa competente, nos termos dos números anteriores, a que tiver assistido aos últimos momentos do finado, o médico, o sacerdote ou vizinho que do falecimento tiver notícia;6°) a autoridade policial, a respeito de pessoas encontradas mortas.

[2] V. o conteúdo integral da normativa no link a seguir: https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2020/decreto-64880-20.03.2020.html

[3] As autoras seguiram a linha de raciocínio dos autores que entendem que o procedimento de retificação deve ser utilizado não apenas em casos de erros em sentido estrito, mas também quando estivermos diante de omissões ou de imprecisões no assento. Assim, como no caso de causas indeterminadas, ausentes ou de suspeita de COVID-19 temos um equívoco a ser corrigido, optou-se por tratar os casos assim inseridos no conceito de retificação em sentido amplo.

[4] O Art. 80 estabelece o seguinte: “O assento de óbito deverá conter:1º) a hora, se possível, dia, mês e ano do falecimento; 2º) o lugar do falecimento, com indicação precisa; 3º) o prenome, nome, sexo, idade, cor, estado, profissão, naturalidade, domicílio e residência do morto; 4º) se era casado, o nome do cônjuge sobrevivente, mesmo quando desquitado; se viúvo, o do cônjuge pré-defunto; e o cartório de casamento em ambos os casos; 5º) os nomes, prenomes, profissão, naturalidade e residência dos pais; 6º) se faleceu com testamento conhecido; 7º) se deixou filhos, nome e idade de cada um; 8°) se a morte foi natural ou violenta e a causa conhecida, com o nome dos atestantes; 9°) lugar do sepultamento; 10º) se deixou bens e herdeiros menores ou interditos; 11°) se era eleitor.12º) pelo menos uma das informações a seguir arroladas: número de inscrição do PIS/PASEP; número de inscrição no Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, se contribuinte individual; número de benefício previdenciário – NB, se a pessoa falecida for titular de qualquer benefício pago pelo INSS; número do CPF; número de registro da Carteira de Identidade e respectivo órgão emissor; número do título de eleitor; número do registro de nascimento, com informação do livro, da folha e do termo; número e série da Carteira de Trabalho.”

[5] Publicado em 2018 e mantido pela ARPEN Brasil (Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais), o portal de Transparência do Registro Civil é um site de livre acesso, desenvolvido para disponibilizar ao cidadão informações e dados estatísticos sobre nascimentos, casamentos e óbitos, entre outros conteúdos relacionados. Todas as informações ali constantes advêm diretamente da Central de Informações do Registro Civil (CRC). Trata-se de um compromisso da ARPEN com o cidadão, todos os fatos da vida civil serão acessados diretamente da fonte. Para acesso ao Portal da Transparência acesse o link: <https://transparencia.registrocivil.org.br/sobre>

[6] Fundamento legal: art. 110 da lei 6.015/73 e Resolução SS 32 da Secretaria Estadual de Saúde do estado de São Paulo, publicada no DOE de 21/03/2020.

[7] Nos termos das normativas previamente citadas, os órgãos confiáveis, cujo exames nos trazem uma maior segurança são: I – DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA:- Instituto Adolfo Lutz – Central e Regionais;- Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da USP/Instituto Central;- Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto;- Fundação Hemocentro de Ribeirão Preto;- Laboratório de Análises Clínicas e Patologia do Hospital das Clínicas da UNICAMP; – Hemocentro de Botucatu.

[8] Art. 110 § 5, da LRP: “Nos casos em que a retificação decorra de erro imputável ao oficial, por si ou por seus prepostos, não será devido pelos interessados o pagamento de selos e taxas.)”

Publicado originalmente na ARPEN-SP.